ProsjektLEDELSE
God prosjektstyring sikrer en effektiv prosjektgjennomføring med bedre resultat og til lavere kostnader. Sørg derfor for at prosjektleder gruppen har nok og riktige ressurser.
Dele opp prosjektet i ulike prosjektfaser
«Poenget med faser er at man dermed tvangsmessig legger inn beslutningspunkter hvor prosjektets videre skjebne bestemmes.» (Linde, 1993)
Prosjektgjennomføring inneholder mange faser. Antallet og typen faser avhenger av hva slags prosjekt vi har. Like så finnes det ulike gjennomføringsmodeller. I starten må vi derfor vurdere hvilken type prosjekt vi skal gjennomføre. Det danner grunnlag for å velge en egnet modell som et viktig styringsverktøy.
Et eksempel:
Etablere en tilpasset prosjektmanual
En prosjektmanual gir god hjelp i gjennomføringen. Manualen kan omfatte:
- Prosjektmodell og kortfattet prosjektinfo
- Milepæler
- Henvisning til detaljerte stillingsbeskrivelser
- Henvisning til arbeidsprosessbeskrivelser
- Henvisning til prosjektets standardmaler
- Organisasjonskart
- Ansvarsmatriser/distribusjonsmatriser
- Kontraktens grunnprinsipper
- Oversikt over hvilke sjekklister som skal brukes
- Praktiske opplysninger om adgangskontroll, timeskriving, reiseregninger osv.
- Arkiveringsreglement
- Instrukser i forbindelse med all ekstern korrespondanse
- Alarm-, brann- og varslingsinstrukser
Vekt på 5 viktige prosjektlederoppgaver
Prosjektledelsen har det overordnede ansvaret for prosjektet. Prosjektledelsen skal:
- sikre teknisk kvalitet
- følge opp fremdrift og timebruk (prosjektkontroll)
- registrere og kommunisere alle tillegg og endringer i prosjektet
- styre ressurser, samordne de ulike prosjektfasene og -oppgavene og motivere prosjektdeltakerne
- definere klare roller og ansvarslinjer
Etablere en motiverende prosjektkultur
Prosjektteam består av mennesker som drives av faglig interesse, av egenutvikling, og av å oppnå resultater. Det er da viktig å spille på det som utløser drivet og lysten til å prestere.
Det handler om motivasjon. Dessverre drukner ofte medarbeider motivasjon i fokus på fremdrift og time forbruk. Det kan bli en kostbar forsømmelse.
Alle har behov for å føle at de bidrar positivt. Ved å etablere en kultur med aktiv bruk av ros og motivasjon, får man medarbeiderne til å yte det lille ekstra. I tillegg har det stor innvirkning på sykefraværet.
Etablere gode rutiner for risiko- og usikkerhetshåndtering
Sikre god kontroll gjennom rapportering
Rapportering er en beskrivelse av situasjonen i prosjektet. Den danner grunnlaget for all oppfølging og for å kunne agere på de avvikene rapporteringen viser.
Fremdrifts-, kost- og usikkerhetsoppfølging inngår i god prosjektkontroll.